French version follows.  La version française suit.

MEMORANDUM

TO:                 Landlord and Tenant Board Stakeholders

FROM:           Karen Restoule, Associate Chair

Lynn Dicaire, Registrar

DATE:            December 7, 2021

RE:                LTB Procedural Updates

As many of you are aware, the Landlord and Tenant Board (LTB) will be implementing the first release of a new case management system – the Tribunals Ontario Portal – on December 8, 2021.

Among the features that will be available, landlords and tenants will be able to:

• Submit the most commonly used L1, L2, T2 and T6 LTB applications with simple and easy to use online forms
• Pay application fees on the portal
• Upload evidence directly on to the portal
• View and exchange documents with other parties
• View their application file and status for any L1, L2, T2 and T6 application filed on or after December 8, 2021
• Receive decisions electronically
• Use the dispute resolution tool to communicate with other parties or ask for assistance from an LTB Dispute Resolution Officer

Last week, many of you attended a demonstration of the portal where we highlighted the operational changes taking place at LTB when the portal launches. The purpose of this memo is to recap those changes.

Filing an Application

Effective December 8, 2021, applicants can file L1, L2, T2 and T6, including combined L1/L2 and T2/T6 applications, on the Tribunals Ontario Portal. You will no longer be able to file these applications using the LTB’s e-File system, which will be disabled at 6 p.m. on December 7, 2021.

Applicants can continue to pay online and file all other application types by email, other than L5 and co-operative housing applications (co-ops).

L5 applications must continue to be filed by courier or mail, or through a ServiceOntario office, for the time being.

Effective December 15, 2021 payment for co-op applications must be submitted online through the LTB’s payment portal. A copy of the payment receipt must accompany the co-op application when filed by email at [email protected].

Effective December 31, 2021, the LTB fax machines will be decommissioned. This is in line with an Ontario government-wide initiative to eliminate traditional fax line technology in favour of simpler, more convenient tools by the end of 2021. We are working to address the concerns raised by stakeholders at the demos last Thursday, and anticipate having a solution in place shortly.

The LTB will continue to accept all applications by mail and courier. Also, over 60 ServiceOntario offices throughout the province are accepting LTB applications in-person.

File Numbers

The way LTB assigns application file numbers is also changing.

Applications filed and processed on the portal will no longer be assigned a regionally based number. Instead, they will be numbered as follows:

• Landlord applications: LTB-L-000001-21
• Tenant applications: LTB-T-000002-21

All existing files, or new files that are not an L1, L2, T2 and T6, will be numbered using the current format based on the region (ex. CEL-12345-21).

Checking the Status of Your File

Effective December 8, 2021, all L1, L2, T2 and T6 applications filed directly through the portal or by mail/courier, will be processed in the Tribunals Ontario Portal. You can check the status of these files by logging into the portal.

All other applications will be processed in the LTB’s current case management system – CMORE. To check the status of any file that is being processed in CMORE, you must continue to use the Check File Status tool on our website. Information for these files is NOT available in the portal.

You’ll know which system your application is processed in by looking to your file number. As noted above, your file number will begin with “LTB” if it’s being processed in the Tribunals Ontario Portal. If it’s being processed in CMORE, it will begin with a regional abbreviation (for example, “CEL”).

Filing Evidence and Other Documents

The LTB’s evidence email address ([email protected]) and all regional email addresses will be limited to use for files in CMORE only – that is, for all applications other than L1, L2, T2 and T6 applications processed in the Tribunals Ontario Portal. For these applications, parties are able to submit a variety of requests, as well as documents and evidence, directly through the portal.

We encourage those using the new Tribunals Ontario Portal to upload evidence and other documents in the new system. This ensures that all relevant documents for a file are centralized in one place.

Online Dispute Resolution (ODR)

Parties will be able to use the dispute resolution tool in the Tribunals Ontario Portal to communicate with other parties or ask for assistance from an LTB Dispute Resolution Officer (DRO) to reach an agreement. ODR is not mediation, and it’s not adjudication. It’s the first step in determining which of these two avenues is most appropriate based on the position of the parties. ODR is intended to be a space where parties can attempt to negotiate, among themselves, a settlement of the issues in dispute.

The LTB is providing parties with a two-week period, from the date the application is filed, to engage in ODR.

If the parties reach an agreement and confirm this by selecting the “Agreement Reached” button in the portal, a DRO will assist the parties by drafting and finalizing the formal agreement. Once the agreement is signed by all parties, the file will be closed.

Instead of a formal agreement, the parties may choose to request a consent order.

If during the ODR process the parties decide they want mediation, they can submit a request through the portal and a DRO will be assigned to assist. If the matter is settled, the file is closed.

If at the end of the two-week period the parties have not reached an agreement, the application will be added to the scheduling queue based on application type and filing date, and the LTB will schedule the hearing.

Negotiation discussions can take place at any point in the life cycle of the file through the ODR tool, up to the hearing date. If parties request the help of a DRO at any point during this time, they will not lose their spot in the scheduling queue unless both parties request to be removed.

Parties who cannot access the portal can engage in settlement discussions outside the LTB’s established processes at any time. They can also continue to request mediation before the hearing by emailing or mailing/couriering their written request to the LTB, or by calling the call centre.

Dispute Resolution Officers will continue to be available on the L1/L9 and L2 hearings blocks for same-day mediation.

Technical Support

The Tribunals Ontario Portal is easy to use and intuitive. We have tested it extensively before launching.

While designed to be easy to use, there are tools available should users have trouble including:

• A “Help” section on the Tribunals Ontario Portal which provides information that may address the issue.
• If a query is not addressed in the information provided on the Help page, you can submit an online form with your technical issue and the Tribunals Ontario team will get back to you.

Users can also call the LTB call centre if they have trouble navigating. Call centre staff will be trained to provide instructions and support to assist in navigating through the portal.

Transition

As we move towards implementing the new system, we will be decommissioning the existing e-File platform on December 7^th at 6:00 p.m.  The Tribunals Ontario Portal will be available as of December 8 at 2:00 p.m.

Next Steps

We are working on amending our Rules of Procedure to support the changes being implemented with the launch of the portal. We’ll be reaching out to you again shortly to provide the details of those changes.

We are very excited about this impending launch. Tribunals Ontario has worked long and hard to ensure that the system will meet the needs of our users, and that it will make it easier and faster for people to file applications, access mediation, view their case file and upload and exchange documents with other parties.

That said, large projects such as the Tribunals Ontario Portal are complex and typically involve numerous moving parts. As a result, there may be some delays or issues with certain aspects of the system, or some functions could work slower at first.

We ask for patience from our users in the early days of the new system as it may take some time to adapt to new processes.  As we introduce more forms and features to the Tribunals Ontario Portal over the next few months, we expect the user experience to continually improve.

As always, we welcome your feedback. Please email us at [email protected] with any comments or suggestions for improvement. Please note “Tribunals Ontario Portal Feedback” in the subject line of your email. We appreciate your cooperation as we work to ensure timely, efficient and accessible dispute resolution services to people who access our services.

Sincerely,

Karen Restoule                    Lynn Dicaire

Associate Chair                    Registrar

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES : Parties prenantes de la Commission de la location immobilière

EXPÉDITRICES :    Karen Restoule, présidente associée

            Lynn Dicaire, greffière

DATE :                       Le 7 décembre 2021

OBJET :                    Mises à jour procédurales de la CLI

Comme bon nombre d’entre vous le savez, la Commission de la location immobilière (CLI) mettra en œuvre la première version d’un nouveau système de gestion des dossiers – le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario – le 8 décembre 2021.

Les fonctions offertes permettront notamment aux locateurs et aux locataires :

• de déposer les requêtes L1, L2, T2 et T6, soit les plus fréquemment utilisées de la CLI, à l’aide de formulaires en ligne simples et faciles à remplir;
• de payer les droits de requête dans le Portail;
• de téléverser des éléments de preuve directement dans le Portail;
• de consulter des documents et d’en transmettre aux autres parties;
• de consulter leur dossier et de connaître l’état de toute requête L1, L2, T2 ou T6 déposée à compter du 8 décembre 2021;
• de recevoir les décisions par voie électronique;
• d’utiliser l’outil de règlement des différends pour communiquer avec les autres parties ou pour demander l’aide d’un agent de règlement des différends de la CLI.

La semaine dernière, un bon nombre d’entre vous avez assisté à une présentation du Portail où nous avons décrit les changements opérationnels en cours à la CLI qui sont liés à son lancement. La présente note de service se veut une récapitulation de ces changements.

Dépôt des requêtes

À compter du 8 décembre 2021, les requérants pourront déposer les requêtes L1, L2, T2 et T6, y compris les requêtes combinées L1/L2 et T2/T6, dans le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario. Vous ne pourrez plus déposer ces requêtes à l’aide du Service de dépôt électronique de la CLI, qui sera désactivé à 18 h le 7 décembre 2021.

Les requérants peuvent continuer à payer en ligne et à déposer toutes les autres requêtes par courriel, sauf les requêtes L5 et celles concernant les coopératives de logement.

Il faut continuer à déposer les requêtes L5 par messager, par courrier ou par l’intermédiaire d’un bureau de ServiceOntario pour le moment.

À compter du 15 décembre 2021, le paiement pour les demandes de coopératives doit être soumis en ligne dans le portail de paiement de la CLI.  Une copie du reçu de paiement doit accompagner la demande de coopérative lorsqu’elle est déposée par courriel à [email protected].

À compter du 31 décembre 2021, les télécopieurs de la CLI n’accepteront plus aucun document, y compris les requêtes. Ce changement fait partie d’une initiative mise en œuvre à l’échelle du gouvernement de l’Ontario pour éliminer la technologie conventionnelle du télécopieur et à la remplacer par des outils plus simples et plus pratiques d’ici la fin de 2021. Au cours des prochains jours, nous communiquerons d’autres renseignements aux organismes les plus touchés par ce changement.

La CLI continuera d’accepter toutes les requêtes présentées par courrier ou par messager. En outre, plus de 60 bureaux de ServiceOntario répartis dans la province acceptent le dépôt en personne des requêtes destinées à la CLI.

Numéros de dossier

La CLI change aussi sa procédure de numérotation des dossiers de requête.

Les requêtes déposées et traitées dans le Portail ne porteront plus un numéro fondé sur la région. Elles seront plutôt numérotées comme suit :

• Requêtes des locateurs : LTB-L-000001-21
• Requêtes des locataires : LTB-T-000002-21

Tous les dossiers existants et les nouveaux dossiers qui ne sont pas des requêtes L1, L2, T2 ou T6 seront numérotés selon le format actuel fondé sur la région (ex. : CEL-12345-21).

Vérification de l’état de votre dossier

À compter du 8 décembre, toutes les requêtes L1, L2, T2 et T6 déposées directement dans le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario ou par courrier ou messager, seront traitées dans le Portail. Vous pourrez vérifier l’état de ces dossiers en ouvrant une session dans le Portail.

Toutes les autres requêtes seront traitées par l’actuel système de gestion des dossiers de la CLI (Cmore).  Pour vérifier l’état d’un dossier traité par ce système, vous devez continuer à utiliser l’outil prévu à cet effet dans notre site Web. Les renseignements sur ces dossiers NE SONT PAS disponibles dans le Portail.

Vous saurez quel système traite votre requête en examinant le numéro de votre dossier. Comme nous l’indiquons ci-dessus, ce numéro commencera par « LTB » si le dossier est traité dans le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario. S’il est traité par le système Cmore, le numéro commencera par des lettres indiquant une région (par exemple, « CEL »).

Dépôt d’éléments de preuve et d’autres documents

L’adresse courriel de la CLI qui est réservée aux éléments de preuve ([email protected]) et toutes les adresses courriel régionales seront réservées exclusivement aux dossiers traités par le système Cmore, c’est-à-dire toutes les requêtes autres que les requêtes L1, L2, T2 et T6 traités dans le Portail. Les parties à ces requêtes pourront présenter diverses demandes ainsi que des documents et des éléments de preuve directement dans le Portail.

Nous invitons les personnes qui utilisent le nouveau Portail de Tribunaux décisionnels Ontario à téléverser leurs éléments de preuves et leurs autres documents dans le nouveau système. Cela fait en sorte que tous les documents pertinents d’un dossier soient réunis à un seul endroit.

Règlement des différends en ligne (RDL)

Les parties pourront utiliser l’Outil de règlement des différends en ligne du Portail de Tribunaux décisionnels Ontario pour communiquer avec les autres parties ou pour demander l’aide d’un agent de règlement des différends (ARD) de la CLI en vue de conclure une entente. Le RDL n’est ni une médiation, ni un arbitrage. Il est la première étape dans la détermination de celle de ces deux voies qui convient le mieux selon les positions des parties. Le RDL doit être une occasion pour les parties de tenter de négocier entre elles le règlement des questions en litige.

La CLI donne aux parties un délai de deux semaines à compter de la date du dépôt de la requête pour utiliser le RDL.

Si les parties concluent une entente et la confirment en sélectionnant le bouton « Entente conclue » dans le Portail, un ARD les aidera en rédigeant et en mettant au point l’entente officielle. Une fois l’entente signée par toutes les parties, on fermera le dossier.

Au lieu d’une entente officielle, les parties peuvent choisir de demander une ordonnance sur consentement.

Si, au cours du processus de RDL, les parties décident qu’elles veulent recourir à la médiation, elles peuvent présenter une demande par l’intermédiaire du Portail et un ARD sera chargé de les aider. Si l’affaire se règle, on fermera le dossier.

Si, à la fin du délai de deux semaines, les parties n’ont pas conclu d’entente, la requête sera ajoutée à la liste des dossiers devant faire l’objet d’une audience en fonction du type de requête et de la date de dépôt, puis la CLI fixera la date de l’audience.

Les discussions de négociation peuvent se tenir à n’importe quelle étape du cycle de traitement du dossier à l’aide de l’Outil de règlement des différends en ligne, jusqu’à la date d’audience. Si les parties demandent l’aide d’un ARD n’importe quand pendant cette période, elles ne perdent pas leur place dans la liste des requêtes devant faire l’objet d’une audience, à moins qu’elles demandent le retrait.

Les parties qui ne peuvent pas accéder au Portail peuvent tenir n’importe quand des discussions relatives à un règlement éventuel sans recourir aux processus établis de la CLI. Elles peuvent aussi demander une médiation avant l’audience en envoyant à la CLI une demande par courriel, par courrier ou par messager ou en téléphonant au centre d’appels.

Des agents de règlement des différends sont toujours disponibles pour les blocs d’audiences L1/L9 et L2 en vue d’une médiation le jour même.

Soutien technique

Le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario est facile à utiliser et intuitif. Nous l’avons testé en profondeur avant son lancement.

Malgré la conception favorisant la facilité d’utilisation, des outils sont offerts au cas où les utilisateurs aient des problèmes, notamment :

• la section « Aide » du Portail, qui fournit des renseignements pouvant permettre de régler le problème;
• si les renseignements de la page d’aide ne mentionnent pas le problème, vous pouvez envoyer un formulaire en ligne décrivant votre problème technique, et l’équipe de Tribunaux décisionnels Ontario communiquera avec vous.

Les utilisateurs peuvent aussi téléphoner au centre d’appels de la CLI en cas de problème de navigation. Le personnel du centre d’appels sera formé pour donner des instructions et une aide à la navigation dans le portail.

Transition

Étant donné la mise en œuvre du nouveau système, nous mettrons hors service l’actuelle plateforme du Service de dépôt électronique à 18 h 00 le 7 décembre. Le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario sera disponible à compter de 14 h le 8 décembre.

Étapes suivantes

Nous sommes en train de modifier nos règles de procédure pour qu’elles tiennent compte des changements mis en œuvre avec le lancement du Portail. Nous vous communiquerons bientôt les détails de ces modifications.

Nous sommes très enthousiasmés par le lancement imminent. Tribunaux décisionnels Ontario a travaillé fort et longtemps pour s’assurer que le système répondra aux besoins de nos utilisateurs et qu’il facilitera et accélèrera le dépôt des requêtes, l’accès à la médiation, la consultation des dossiers, ainsi que le téléversement de documents et leur transmission aux autres parties.

Cela dit, les grands projets comme le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario sont complexes et comportent généralement de nombreux éléments qui évoluent. Par conséquent, il pourrait y avoir des délais ou des problèmes liés à certains aspects du système, ou certaines fonctions pourraient être plus lentes au début.

Nous demandons à nos utilisateurs de faire preuve de patience au cours des premiers jours du système, car l’adaptation aux nouveaux processus pourrait demander du temps. Nous nous attendons à ce que l’expérience des utilisateurs s’améliore constamment au cours des prochains mois à mesure que nous ajouterons d’autres formulaires et fonctions au Portail.

Comme toujours, nous accueillons votre rétroaction. Veuillez nous envoyer vos commentaires ou vos suggestions d’améliorations à [email protected]. Veuillez inclure « Rétroaction sur le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario » dans la ligne d’objet de votre courriel. Nous apprécions votre coopération dans le contexte où nous nous efforçons d’offrir en temps opportun des services de règlement des différends efficaces et accessibles aux personnes qui utilisent nos services.

Veuillez agréer l’expression de nos meilleurs sentiments.

Karen Restoule                    Lynn Dicaire

Présidente associée            Greffière