TO:                 Landlord and Tenant Board Stakeholders

FROM:           Dawn Sullivan, Acting Associate Chair

                        Lindiwe Bridgewater, Acting Registrar

DATE:            March 8, 2022

RE:              Landlord and Tenant Board Updates

We would like to share some recent staffing, rule and other changes at the Landlord and Tenant Board (LTB), as well as an update on the Tribunals Ontario Portal.

Acting Associate Chair

Dawn Sullivan will be the Acting Associate Chair of the LTB on an interim basis. As previously announced, Karen Restoule is no longer with Tribunals Ontario.

For almost two decades, Dawn has served as an adjudicator through appointments with current and former constituent tribunals of Tribunals Ontario. For 10 years, she was an adjudicator with the Criminal Injuries Compensation Board. She was also an adjudicator with the Ontario Parole Board.

Most recently, Dawn was both a Member and Vice-Chair at the LTB. As Vice-Chair, Dawn applied her in-depth knowledge of administrative justice and familiarity with the LTB to provide strong leadership support to the Associate Chair. Dawn will leverage this experience to step into the interim role as Acting Associate Chair and ensure a seamless transition.

Acting Registrar

Lindiwe Bridgewater joined the LTB as the Acting Registrar on February 28, 2022. Lindiwe has 25 years of experience in the Ontario Public Service, including the last 13 years in strategic leadership and management roles where she led modernization efforts.

Lynn Dicaire will be taking on the role of Manager for Operational Program Development with Tribunals Ontario, where she will be providing support on key initiatives within Tribunals Ontario. 

Tribunals Ontario Portal Update

As you know, the Tribunals Ontario Portal has been operational since December 2021. While most users continue to successfully file applications using the portal, some users have experienced technical issues while using the system. As with any new system, some technical challenges are to be expected and our team has been working to resolve them on a priority basis.

We are pleased to report that the issue users were experiencing with the Personal Identification Numbers (PINs), as outlined in our January 13, 2022 memo, has been resolved. Going forward for new applications, applicants will receive a PIN when their representative files an application on their behalf. We are working to address the applications where applicants were not provided with a PIN. We will provide an update in due course. 

In addition, the issue users experienced with L2 applications, which we advised you of by memo on January 27, 2022 (attached), has also been resolved. Applicants who filed an L2 application affected by this issue will be receiving a letter from the LTB asking that they complete a new L2 application using our PDF forms and upload it to their Tribunals Ontario Portal file. As we said before, this will not have an impact on the affected application’s place in the queue with respect to hearing dates and legislative deadlines, and any supplementary filings such as the Request to Extend or Shorten Time will also be unaffected. The original filing date will be preserved.

We remain committed and continue to work on improving the user experience and functionality and anticipate additional features will be available on the portal later this spring. In the meantime, we welcome your ongoing feedback and want to hear about your experiences. Please send your written feedback to [email protected] with the subject line “Tribunals Ontario Portal Feedback”.

Rule Changes and New Consent to Disclosure Form

Several LTB Rules of Procedure have been amended to support the changes implemented with the Tribunals Ontario Portal. The amended Rules are now posted on our website and include: 

• Rule 2.1: fee waiver requests may be submitted through the portal by Legal Representatives on behalf of their clients
• Rule 3.1(i) and 3.9: parties may serve each other with documents through the portal with written consent
• Rule 4.1: parties may submit documents to the LTB through the portal; when documents can be given to the LTB by email or fax
• Rule 4.2: documents submitted to the LTB through the portal may be electronically signed
• Rule 13.5: confidentiality of settlement discussions during Online Dispute Resolution.

In accordance with new Rule 3.1(i), we have also developed a new form – Consent to Disclosure through the Tribunals Ontario Portal – for parties to confirm with the LTB that they agree to give each other all file-related documents, evidence and submissions by uploading them directly into the portal. Once completed, parties should upload the form on the portal at the same time they upload their evidence.

Feedback on these minor changes is welcome at [email protected].

Practice Direction on Representation and Interpretation Guideline 21

The Practice Direction on Representation before Social Justice Tribunals Ontario has been revised and is now the Practice Direction on Representation before the Landlord and Tenant Board. Changes include: additional guidance respecting unlicensed representatives in LTB proceedings; clarification of the role of support persons during LTB hearings; and clarification of the responsibilities of licensed representatives.

Interpretation Guideline 21: Landlords, Tenants, Occupants and Residential Tenancies has also been revised. Additional guidance has been provided respecting the definition of “landlord” and the role of property managers. A number of changes have been made throughout the document to plain language and make it easier to understand, and additional references to relevant LTB and Divisional Court decisions have been added.

Given the revisions made to Interpretation Guideline 21 and the Practice Direction on Representation before the Landlord and Tenant Board, Interpretation Guideline 20: Parties, Agents and Representatives is no longer necessary and has been revoked.

If you have any questions, please contact us at [email protected].

Sincerely,

Dawn Sullivan                                              Lindiwe Bridgewater

Acting Associate Chair                               Acting Registrar

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES :   Parties prenantes de la Commission de la location immobilière

EXPÉDITRICES :     Dawn Sullivan, présidente associée par intérim

                                      Lindiwe Bridgewater, registrateure par intérim

DATE :                        Le 8 mars 2022

OBJET :                      Le point sur la Commission de la location immobilière

Nous souhaitons vous informer de changements récents concernant notamment la dotation en personnel et les règles de la Commission de la location immobilière (CLI), et de développements relatifs au Portail de Tribunaux décisionnels Ontario.

Présidente associée par intérim

Dawn Sullivan sera présidente associée par intérim de la CLI. Comme nous l’avons déjà annoncé, Karen Restoule n’est plus employée de Tribunaux décisionnels Ontario.

Ces deux dernières décennies, Dawn a occupé par nomination des postes d’arbitre dans des tribunaux actuels et anciens intégrés à Tribunaux décisionnels Ontario. Elle a arbitré pendant 10 ans à la Commission d’indemnisation des victimes d’actes criminels. Elle a aussi été arbitre à la Commission ontarienne des libérations conditionnelles.

Tout récemment, Dawn était à la fois membre et vice-présidente de la CLI. À titre de vice-présidente, elle tirait parti de ses compétences approfondies en justice administrative et de sa connaissance de la CLI pour appuyer solidement la présidente associée en matière de leadership. Dawn mettra à profit cette expérience pour exercer la fonction de présidente associée intérimaire et assurer une transition sans heurt.

Registrateure par intérim

Lindiwe Bridgewater s’est jointe à la CLI à titre de registrateure par intérim le 28 février 2022. Lindiwe possède 25 ans d’expérience dans la fonction publique de l’Ontario, y compris les 13 dernières années dans des postes de leadership et de gestion stratégiques où elle a dirigé des initiatives de modernisation.

Lynn Dicaire deviendra gestionnaire du développement des programmes opérationnels au sein de Tribunaux décisionnels Ontario. À ce titre, elle appuiera des initiatives clés de l’organisation.

Le point sur le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario

Comme vous le savez, le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario est fonctionnel depuis décembre 2021. La plupart des utilisateurs continuent à déposer sans problème leurs requêtes au moyen du Portail, mais certains ont été confrontés à des difficultés techniques pendant l’utilisation du système. Il faut s’attendre à ce que tout nouveau système présente des problèmes techniques. Notre équipe s’efforce de régler ces problèmes en fonction de leur priorité.

Nous nous réjouissons de vous informer que le problème lié au numéro d’identification personnelle (NIP) mentionné dans notre note de service du 13 janvier 2022 a été réglé. À l’avenir, en ce qui concerne les nouvelles requêtes, les requérants devraient désormais recevoir un NIP lorsque leur représentant déposera une requête en leur nom. Nous travaillons pour traiter les demandes pour lesquelles les demandeurs n’ont pas reçu un code NIP. Nous fournirons une mise à jour en temps voulu.

En outre, le problème lié à la requête L2 dont nous vous avons informé dans la note de service du 27 janvier 2022 (ci-jointe) a aussi été réglé. Chaque requérant ayant déposé une requête L2 touchée par ce problème recevra une lettre de la CLI lui demandant de remplir une nouvelle requête L2 à l’aide de nos formulaires PDF et de la téléverser dans son dossier du Portail de Tribunaux décisionnels Ontario. Comme nous l’avons déjà mentionné, cette situation n’aura pas d’effet sur le rang des requêtes concernées dans la liste en ce qui concerne les dates d’audience et les délais prévus par la loi. En outre, tout document supplémentaire déposé, comme la demande de prolongation ou de raccourcissement d’un délai, ne sera pas touché. La date du dépôt initial sera préservée.

Nous restons déterminés à améliorer l’expérience des utilisateurs ainsi que la fonctionnalité et nous poursuivons nos efforts dans ce sens. Nous prévoyons que le Portail offrira de nouvelles fonctions plus tard ce printemps. Dans l’intervalle, nous continuons d’accueillir votre rétroaction et voulons connaitre vos expériences. Veuillez envoyer votre rétroaction écrite à [email protected] en veillant à ce que l’expression « Rétroaction sur le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario » figure dans la ligne d’objet.

Modification des règles et nouveau formulaire de consentement à la communication

Nous avons modifié plusieurs règles de procédure de la CLI pour tenir compte des changements mis en œuvre avec le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario. Les règles modifiées sont maintenant affichées sur notre site Web. Elles comprennent :

• Règle 2.1 : La demande de dispense du paiement des droits peut être présentée à l’aide du Portail par le représentant juridique au nom de son client.
• Règles 3.1(i) et 3.9 : Sur consentement écrit, les parties peuvent se signifier des documents les unes aux autres par l’intermédiaire du Portail.
• Règle 4.1 : Les parties peuvent présenter des documents à la CLI au moyen du Portail s’ils peuvent lui être remis par courriel ou télécopieur.
• Règle 4.2 : Les documents présentés à la CLI au moyen du Portail peuvent être signés électroniquement.
• Règle 13.5 : Confidentialité des discussions de règlement tenues dans le cadre du règlement des différends en ligne.

Conformément à la nouvelle règle 3.1(i), nous avons aussi élaboré un nouveau formulaire de consentement à la communication par l’intermédiaire du Portail afin que les parties confirment à la CLI qu’elles acceptent de se remettre les unes aux autres l’ensemble des documents, des preuves et des observations liées au dossier en les téléversant directement dans le Portail. Une fois le formulaire rempli, les parties doivent le téléverser dans le Portail avec leurs preuves.

La rétroaction sur ces changements mineurs est toujours appréciée à [email protected].

Directive de pratique sur la représentation et ligne directrice d’interprétation 21

La Directive de pratique sur la représentation devant Tribunaux de justice sociale Ontario a été révisée et s’intitule maintenant Directive de pratique sur la représentation devant la Commission de la location immobilière. Les modifications comprennent un encadrement additionnel concernant les représentants non titulaires de permis dans les instances de la CLI, des précisions sur le rôle des personnes de soutien pendant les audiences de la CLI et des précisions sur les responsabilités des représentants titulaires de permis.

La ligne directrice d’interprétation 21 (Locateurs, locataires, occupants et locations) a également été révisée. Elle offre un encadrement additionnel concernant la définition de « locateur » et le rôle du gérant. Des modifications dispersées dans le document visent à privilégier le langage simple et à faciliter la compréhension. Des renvois additionnels à des décisions pertinentes de la CLI et de la Cour divisionnaire ont été ajoutés.

Étant donné les révisions apportées à la ligne directrice d’interprétation 21 et à la Directive de pratique sur la représentation devant la CLI, la ligne directrice d’interprétation 20 (Parties et représentants) n’est plus nécessaire et a été révoquée.

Si vous avez des questions, veuillez nous écrire à [email protected].

Veuillez agréer l’expression de nos meilleurs sentiments.

Dawn Sullivan                                              Lindiwe Bridgewater

Présidente associée par intérim                Registrateure par intérim