MEMORANDUM

TO:                 Landlord and Tenant Board Stakeholders

FROM:           Karen Restoule, Associate Chair

Lynn Dicaire, Registrar

DATE:            December 8, 2021

RE:              Tribunals Ontario Portal Launches Today

Tribunals Ontario continues to put users first as part of our ongoing mission to enhance service delivery and improve access to justice.

We are pleased to announce that the Ministry of the Attorney General’s Justice Accelerated Strategy has enabled the launch of Tribunals Ontario Portal – a new case management system that will transform how users engage with tribunals. It will streamline the dispute resolution process by allowing applications to be filed, processed and scheduled online.

The Landlord and Tenant Board (LTB) is the first tribunal to implement the new system.

Among the features that will be available, landlords and tenants can:

• Submit most commonly used L1, L2, T2, T6 LTB applications with simple and easy to use online forms
• Pay application fees on the portal
• Upload evidence directly to the portal
• View and exchange documents with other parties
• View their L1, L2, T2 and T6 application file and status of their application(s) online
• Receive decisions electronically
• Use the dispute resolution tool to communicate with other parties or ask for assistance from a LTB Dispute Resolution Officer

In Spring 2022, Tribunals Ontario Portal will be enhanced to include more online application forms and additional features such as self-scheduling.

As we shared with you this week, some of our operational processes (please see attached LTB process update memo) will change as a result of the new system. Our existing system (CMORE) will remain active for all other LTB applications, meaning that these applications (i.e. those that are not L1, L2, T2 or T6) will continue to be filed using existing methods at this time.

For landlords and tenants who are not comfortable using technology or do not have computer and Internet access, the LTB will continue to accept paper applications and mediation requests by mail and courier. Landlords and tenants can continue to call the LTB toll-free at 1-888-332-3234 or by using TTY for the hearing impaired at 1-800-855-0511.

Many of you attended a demo of Tribunals Ontario Portal a few days ago. We appreciated your feedback at the session, but please know that we remain open to your ongoing comments and suggestions and we will be checking back in with you to see how your experience has been. With a new system, it may take some time to adapt and for our new processes to work perfectly. We are committed to continuous improvement and with your input and assistance, we intend to make this system “best in class”. We request your patience during this time of change.

As always, if you have any questions, please contact us at LTB@ontario.ca.

Sincerely,

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRES :   Parties prenantes de la Commission de la location immobilière

EXPÉDITRICES :     Karen Restoule, présidente associée

                                      Lynn Dicaire, greffière

DATE :                        Le 8 décembre 2021

OBJET :                      Lancement du Portail de Tribunaux décisionnels Ontario aujourd’hui

Tribunaux décisionnels Ontario continue de donner la priorité aux utilisateurs dans le cadre de sa mission permanente d’amélioration de la prestation des services et de l’accès à la justice.

Nous nous réjouissons d’annoncer que la Stratégie d’accélération pour la justice du ministère du Procureur général a permis de lancer le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario, un nouveau système de gestion des dossiers qui transformera la manière dont les utilisateurs communiquent avec les tribunaux décisionnels. Il rationnalisera le processus de règlement des différends en permettant de déposer et de traiter les requêtes et de fixer les dates d’audience en ligne.

La Commission de la location immobilière (CLI) est le premier tribunal décisionnel à mettre en œuvre le nouveau système.

Les fonctions offertes permettront notamment aux locateurs et aux locataires :

• de déposer les requêtes L1, L2, T2 et T6, soit les plus fréquemment utilisées de la CLI, à l’aide de formulaires en ligne simples et faciles à remplir;
• de payer les droits de requête dans le Portail;
• de téléverser des éléments de preuve directement dans le Portail;
• de consulter des documents et d’en transmettre aux autres parties;
• de consulter le dossier de leur requête L1, L2, T2 ou T6 et de connaître l’état de leur requête en ligne;
• de recevoir les décisions par voie électronique;
• d’utiliser l’outil de règlement des différends pour communiquer avec les autres parties ou pour demander l’aide d’un agent de règlement des différends de la CLI.

Au printemps de 2022, on améliorera le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario en y ajoutant des formulaires de requête et des fonctions comme la sélection d’une date d’audience.

Comme nous vous l’avons indiqué cette semaine, certains de nos processus opérationnels (voir la note de service ci-jointe qui fait le point sur les processus de la CLI) changeront en raison du nouveau système. Notre système actuel (Cmore) restera en service pour toutes les autres requêtes de la CLI. Autrement dit, ces requêtes (autres que les requêtes L1, L2, T2 et T6) continueront d’être déposées par les moyens actuels pour le moment.

Pour les locateurs et les locataires qui ne sont pas à l’aise d’utiliser la technologie ou n’ont pas accès à un ordinateur ou à Internet, la CLI continuera d’accepter les requêtes et les demandes de médiation sur papier présentées par courrier ou par messager. Les locateurs et les locataires peuvent continuer d’appeler la CLI sans frais au 1 888 332-3234 ou en utilisant le service ATS pour malentendants au 1 800 855-0511.

Bon nombre d’entre vous avez assisté à la présentation du Portail de Tribunaux décisionnels Ontario il y a quelques jours. Nous avons apprécié les commentaires que vous avez donnés lors de la session, mais sachez que nous continuons d’accueillir vos commentaires et vos suggestions. Nous communiquerons de nouveau avec vous pour nous informer sur votre expérience. L’adaptation au nouveau système et le rodage de nos nouveaux processus pourraient demander du temps. Nous sommes déterminés à assurer l’amélioration constante et, en tirant parti de vos commentaires et de votre aide, nous voulons faire de ce système le meilleur de sa catégorie. Nous faisons appel à votre patience pendant cette période de changement.

Comme toujours, si vous avez des questions, veuillez nous écrire à LTB@ontario.ca.

Veuillez agréer l’expression de nos meilleurs sentiments.